Datenschutz
Datenschutzerklärung
Personenbezogene Daten werden von uns nur im Rahmen der Erforderlichkeit sowie zum Zweck eines funktionsfähigen und nutzerfreundlichen Internetauftritts, einschließlich seiner Inhalte und der dort angebotenen Leistungen, verarbeitet. Mit den nachfolgenden Informationen erläutern wir Art, Umfang, Zweck, Dauer und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung personenbezogener Daten.
I. Verantwortlicher
Raphael Räckers
Schaddenhook 42a
48683 Ahaus
E-Mail: info@prozessfluss.com
II. Rechte der betroffenen Personen
Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben insbesondere folgende Rechte:
- Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO
- Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO
- Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
- Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO
- Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen nach Art. 21 DSGVO
- Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO
Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf bleibt davon unberührt. Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Gegen die Verarbeitung für Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen.
Für Datenschutzanfragen können Sie sich an info@prozessfluss.com wenden. Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für unseren Sitz in Nordrhein-Westfalen ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen zuständig. Sie können sich auch an die Behörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder Arbeitsplatzes wenden.
III. Hosting und Server-Logfiles
Die Website wird über Vercel Inc. bereitgestellt. Beim Aufruf werden die für die Auslieferung und Absicherung der Website erforderlichen Verbindungsdaten an Vercel und dessen Infrastruktur übermittelt. Informationen zum Anbieter finden Sie in der Datenschutzerklärung von Vercel.
Aus technischen Gründen, insbesondere zur Gewährleistung eines stabilen und sicheren Internetauftritts, werden durch den Browser des Nutzers Daten an unseren Hosting-Anbieter übermittelt. Dazu können insbesondere Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL, aufgerufene Seiten, Datum und Uhrzeit des Zugriffs sowie die IP-Adresse gehören.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Stabilität, Sicherheit und technischen Bereitstellung unseres Internetauftritts. Die Logdaten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für den sicheren Betrieb erforderlich ist.
Für die Verarbeitung von Formularanfragen und die Funktionen der Workflow-Suche und des Prozess-Builders betreiben wir n8n auf einem Server von Hostinger in Deutschland. Bei Aufrufen dieser Funktionen werden die jeweiligen Eingaben und technische Verbindungsdaten an diesen Server übertragen. Weitere Informationen zum Hosting-Anbieter finden Sie in der Datenschutzerklärung von Hostinger.
IV. Cookies, Local Storage und Einwilligungsverwaltung
Unsere Website verwendet technisch notwendige Speichermechanismen sowie – nur nach Ihrer Einwilligung – Funktionen für Statistik und Marketing. Die Auswahl wird über unser Consent-Banner gesteuert.
Beim ersten Besuch wird Ihre Auswahl abgefragt. Ihre Entscheidung wird lokal in Ihrem Browser gespeichert, damit das Banner bei einem erneuten Besuch nicht erneut angezeigt werden muss. Dabei wird ein Eintrag im Local Storage des Browsers unter dem Schlüssel prozessfluss-consent-v1 gespeichert. Darin wird festgehalten, ob notwendige Funktionen, Statistikfunktionen und Marketingfunktionen akzeptiert wurden.
Wenn Sie die Darstellung der Website selbst zwischen hell und dunkel umschalten, wird Ihre Auswahl unter dem Schlüssel prozessfluss-theme-v1 mit dem Wert light oder dark lokal in Ihrem Browser gespeichert. Diese Einstellung dient ausschließlich der gewünschten Darstellung und enthält keine Trackingdaten.
Für die Workflow-Suche und den Prozess-Builder werden eine zufällig erzeugte Sitzungskennung, die Anzahl der in der laufenden Stunde erstellten Abläufe und die vorübergehend an das Beratungsformular zu übergebenden Angaben im Session Storage beziehungsweise Local Storage Ihres Browsers gespeichert. Die Angaben zur Übergabe werden nach erfolgreichem Absenden des Formulars entfernt. Die Begrenzung der Erstellungen dient dem Schutz der Funktion vor übermäßiger Nutzung.
Für reine Website-Besucher führen wir keine zentrale Liste darüber, welche Person Cookies akzeptiert oder abgelehnt hat. Wenn Sie das Formular absenden, wird der zum Zeitpunkt der Anfrage gespeicherte Statistik- und Marketing-Consent zusammen mit Ihrer Anfrage übermittelt, damit nachvollziehbar bleibt, auf welcher Grundlage optionale Mess- und Marketingereignisse verarbeitet wurden.
Rechtsgrundlage für die Speicherung der Einwilligungsentscheidung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit der Pflicht zur Nachweisbarkeit erteilter Einwilligungen sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO hinsichtlich einer benutzerfreundlichen Verwaltung der Datenschutzeinstellungen.
Sie können Ihre Auswahl jederzeit über die Cookie-Einstellungen auf der Website ändern. Außerdem können Sie gespeicherte Daten über die Einstellungen Ihres Browsers oder Geräts löschen.
V. Kontaktformular und Kontaktaufnahme
Wenn Sie uns über das Formular auf der Website oder per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen gemachten Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Dazu gehören je nach Eingabe Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmenswebsite, Mitarbeiterzahl, Umsatz- und Budgetangaben sowie Ihre Beschreibung des Arbeitsalltags, Ihrer Ziele und der Geschäftsprozesse. Beim Einstieg über die Workflow-Suche oder den Prozess-Builder können zusätzlich der Suchbegriff, das ausgewählte Beispiel und Angaben zum beschriebenen Ablauf übergeben werden.
Das Beratungsformular besteht aus mehreren Schritten. Sobald Sie eine gültige E-Mail-Adresse eingegeben haben und im Formular weitergehen, werden die bis dahin ausgefüllten Angaben bereits an unseren n8n-Server übermittelt und in HubSpot gespeichert. Weitere Schritte aktualisieren diesen Kontakt. Dies kann auch erfolgen, wenn Sie das Formular anschließend nicht vollständig absenden. Der Stand der Bearbeitung und die Angaben zur Statistik- und Marketing-Einwilligung werden mit übermittelt.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Kontaktaufnahme auf die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gerichtet ist, und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der effizienten Bearbeitung von Anfragen und der Anbahnung geschäftlicher Kontakte.
Pflichtangaben im Formular sind erforderlich, damit wir Ihre Anfrage sinnvoll bearbeiten können. Ohne diese Angaben kann Ihre Anfrage gegebenenfalls nicht oder nur eingeschränkt bearbeitet werden.
VI. Anfrageverwaltung mit n8n, HubSpot und Telegram
Unser selbst gehosteter n8n-Workflow verarbeitet die Formularangaben und legt den Kontakt in HubSpot an oder aktualisiert einen bestehenden Kontakt. HubSpot dient der Organisation von Anfragen und der Vorbereitung der weiteren Kontaktaufnahme. Anbieterinformationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von HubSpot.
Bei neuen Kontakten kann der Workflow zusätzlich eine interne Benachrichtigung über einen Telegram-Bot versenden. Diese enthält insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmenswebsite sowie Angaben zum Formularstatus, zu Zielen und Problemen, soweit diese eingegeben wurden. Dadurch werden diese Angaben auch an Telegram übermittelt. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Telegram.
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage sowie zur internen Organisation der Kontaktaufnahme. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beziehungsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Diese Dienste können Daten auch außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Die Angaben zu internationalen Übermittlungen finden Sie weiter unten.
VII. Workflow-Suche und Prozess-Builder
Für die nachfolgend beschriebenen Auswertungen verwenden wir Airtable (Formagrid Inc.). Airtable ist dabei vom HubSpot-System zur Verwaltung der Formularanfragen getrennt. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Airtable.
Mit der Workflow-Suche können Sie nach Aufgaben suchen, die sich möglicherweise automatisieren lassen. Die Suche selbst findet direkt auf Ihrem Gerät in einem fest hinterlegten Beispielkatalog statt. Wenn Sie der Kategorie Statistik zugestimmt haben, können der eingegebene Suchbegriff, die angezeigten Treffer, die gewählte Beispielkachel, eine zufällige Sitzungskennung und technische Kampagnenangaben über n8n an Airtable übermittelt werden. Ohne Statistik-Einwilligung wird die Suchanfrage nicht zentral zu Auswertungszwecken gespeichert.
Im Prozess-Builder können Sie einen heutigen Arbeitsablauf als Text beschreiben. Dieser Text wird über unseren selbst gehosteten n8n-Workflow an OpenRouter Inc. übermittelt, damit daraus eine kurze Zusammenfassung und einzelne Prozessschritte erstellt werden. Vor der Übermittlung versucht ein automatischer Filter, erkennbare E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Webseiten, Adressen, Kunden- oder Auftragsnummern sowie ausdrücklich gekennzeichnete Namen zu entfernen. Dieser Filter kann nicht jede personenbezogene Angabe erkennen. Bitte tragen Sie keine personenbezogenen Kundendaten oder vertraulichen Informationen in das freie Textfeld ein.
OpenRouter leitet die bereinigte Eingabe zur Verarbeitung an das ausgewählte Sprachmodell weiter. Die Verarbeitung dient ausschließlich dazu, die von Ihnen angeforderte Darstellung des Ablaufs zu erzeugen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Nutzung auf die Anbahnung einer Zusammenarbeit gerichtet ist, und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, die gewünschte Funktion bereitzustellen und einen möglichen Automatisierungsbedarf verständlich darzustellen.
Der veröffentlichte Workflow verwendet derzeit das Modell GPT-4.1 mini aus dem OpenAI-Modellangebot über OpenRouter. Neben OpenRouter können die zur Ausführung eingesetzten Modellanbieter die Eingabe erhalten. Eine Verarbeitung außerhalb der EU beziehungsweise des EWR ist möglich. Informationen dazu finden Sie in der Datenschutzerklärung von OpenRouter und der Information zur API-Datenverarbeitung von OpenAI.
Nur wenn Sie der Kategorie Statistik zugestimmt haben, können zusätzlich die Beschreibung, das erzeugte Ergebnis, die Eingabeart, eine zufällige Sitzungskennung und technische Kampagnenangaben über n8n in Airtable gespeichert werden, um die Nutzung des Werkzeugs auszuwerten und die Beispiele zu verbessern. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können diese Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Spracheingabe
Wenn Ihr Browser eine Spracheingabe unterstützt und Sie die Schaltfläche „Einsprechen“ aktiv verwenden, greift der Browser auf Ihr Mikrofon und seinen eigenen Spracherkennungsdienst zu. Abhängig vom Browser und Gerät kann die Audioverarbeitung lokal oder über einen Dienst des Browser- beziehungsweise Betriebssystemanbieters erfolgen. Unsere Website erhält aus dieser Funktion nur den erkannten Text und speichert selbst keine Audioaufnahme. Es gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen des von Ihnen verwendeten Browsers oder Betriebssystems.
VIII. Statistik und Marketing
Statistik- und Marketingtechnologien werden auf dieser Website erst aktiviert, wenn Sie im Consent-Banner ausdrücklich eingewilligt haben. Google- und Meta-Marketing-Skripte werden erst geladen, wenn Sie der Kategorie Marketing zustimmen. Rechtsgrundlage ist dann Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie die Cookie-Einstellungen erneut öffnen und anpassen.
Google Ads und YouTube-Retargeting
Sofern Sie der Kategorie Marketing zustimmen, können wir Google-Dienste zur Reichweitenmessung, Conversion-Auswertung, Kampagnenanalyse und für Retargeting-Anzeigen auf Google-Diensten wie YouTube nutzen. Dabei können insbesondere Informationen über Seitenaufrufe, verwendete Geräte, Referrer, technische Kennungen sowie Interaktionen mit Formularen oder Call-to-Actions verarbeitet werden. Die Website nutzt dafür den Google Consent Mode, bei dem Werbespeicherung, Werbenutzerdaten, personalisierte Werbung und Analysespeicherung standardmäßig abgelehnt sind und erst nach entsprechender Einwilligung freigegeben werden. Anbieter ist regelmäßig die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.
IX. Eingebettete Medien und externe Datei-Auslieferung
Unsere Videos und deren Vorschaubilder werden über Wistia Inc. ausgeliefert. Beim Laden des Players, der Vorschaubilder und der Videos werden insbesondere IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen sowie die angeforderten Dateien an Wistia und die eingesetzte Auslieferungsinfrastruktur übermittelt. Diese Verbindung entsteht bereits beim Laden der eingebundenen Inhalte.
Die Wistia-Zuschauermessung wird durch unsere Website zunächst deaktiviert und erst nach Ihrer Statistik-Einwilligung freigegeben. Bei erteilter Einwilligung können zusätzlich Wiedergabeinformationen und Interaktionen mit den Videos verarbeitet werden. Ein Widerruf ist über die Cookie-Einstellungen möglich. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Wistia.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Auslieferung technisch notwendig ist, oder auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, wenn der Abruf mit optionalen Tracking- oder Marketingfunktionen verbunden ist.
X. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Anfragedaten werden grundsätzlich gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet wurde und keine gesetzlichen Pflichten oder berechtigten Interessen einer Löschung entgegenstehen.
XI. Externe Links und Social-Media-Profile
Auf unserer Website können Verlinkungen zu externen Plattformen oder Social-Media-Profilen enthalten sein. Beim bloßen Besuch unserer Website werden dadurch noch keine Daten an diese Plattformen übermittelt. Erst wenn Sie einen entsprechenden Link aktiv anklicken, verlassen Sie unsere Website und es gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.
XII. E-Mail-Kontakt und Videogespräche
Gmail wird als Bestandteil unseres geschäftlichen Google-Workspace-Kontos verwendet.
Für unsere E-Mail-Kommunikation verwenden wir Gmail von Google. Dabei werden insbesondere E-Mail-Adressen, Nachrichteninhalte, Anhänge und technische Versandinformationen verarbeitet. Dies dient der Beantwortung von Anfragen und der Durchführung der geschäftlichen Kommunikation. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vorvertragliche und vertragliche Kommunikation und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Bearbeitung sonstiger Anfragen. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google.
Für vereinbarte Online-Gespräche verwenden wir Microsoft Teams. Dabei können insbesondere Anzeigename, E-Mail-Adresse, Bild- und Tondaten, Chatnachrichten, freigegebene Inhalte und technische Verbindungsinformationen verarbeitet werden. Kamera und Mikrofon steuern Sie über Ihre Teilnahme-Einstellungen. Zweck ist die Durchführung der Beratung und der geschäftlichen Kommunikation. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit das Gespräch der Vorbereitung oder Durchführung einer Zusammenarbeit dient, ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Microsoft.
Freiwillige Gesprächsaufzeichnung mit Fathom
Mit Ihrer gesonderten, ausdrücklichen Einwilligung nutzen wir Fathom (Fathom Video Inc.) zur Aufzeichnung, Verschriftlichung und KI-gestützten Zusammenfassung von Beratungsgesprächen. Zweck ist die Nachbereitung des Gesprächs und die Dokumentation der besprochenen Anforderungen. Dabei werden insbesondere Audio- und Videoinhalte, Transkripte, Zusammenfassungen sowie Namen, E-Mail-Adressen und Termininformationen verarbeitet. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Fathom.
Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Annahme einer Kalendereinladung gilt nicht als Zustimmung zur Aufzeichnung. Vor Beginn der Aufnahme fragen wir gesondert nach Ihrer Zustimmung. Das Gespräch kann ohne Aufzeichnung und ohne Fathom stattfinden, ohne dass Ihnen daraus Nachteile entstehen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen, auch während des Gesprächs; die Aufnahme wird dann beendet. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt. Aufzeichnungen, Transkripte und Zusammenfassungen werden gelöscht, sobald sie für die Nachbereitung nicht mehr erforderlich sind oder die Einwilligung widerrufen wird, soweit keine rechtliche Pflicht zur weiteren Aufbewahrung besteht.
E-Mail-Akquise mit ReachInbox
Für unsere E-Mail-Akquise verwenden wir ReachInbox. Dabei verarbeiten wir Kontaktdaten, Nachrichteninhalte, Versand- und Antwortinformationen. Aktuell nutzen wir den Dienst zur Akquise, nicht zum Versand eines Newsletters. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von ReachInbox.
In ReachInbox sind derzeit Öffnungs- und Klickmessung aktiviert. Damit lässt sich erfassen, ob eine Nachricht geöffnet und ein enthaltener Link angeklickt wurde. Diese Auswertung dient der Bewertung unserer E-Mail-Kampagnen. Die Datenschutzeinstellungen der Website steuern diese E-Mail-Messung nicht. Auf unserer Website ist kein ReachInbox-Besucheridentifikations-Pixel eingebunden.
Werbliche E-Mails dürfen nur unter den gesetzlichen Voraussetzungen versendet werden, insbesondere aufgrund einer vorherigen ausdrücklichen Einwilligung oder einer anwendbaren gesetzlichen Ausnahme. Auch für personenbezogene Öffnungs- und Klickmessung ist eine gesonderte Prüfung der erforderlichen Einwilligung notwendig. Diese Datenschutzerklärung ersetzt keine Einwilligung in Werbung oder E-Mail-Tracking. Sie können der Verwendung Ihrer Daten für Direktwerbung jederzeit über die oben genannten Kontaktdaten widersprechen.
XIII. Internationale Datenübermittlungen
Bei der Nutzung externer Dienste, insbesondere Vercel, HubSpot, Telegram, Airtable, Google, Microsoft, Wistia und OpenRouter sowie der angeschlossenen Modellanbieter, kann eine Verarbeitung außerhalb der EU beziehungsweise des EWR stattfinden, insbesondere in den USA. Der deutsche Standort unseres n8n-Servers bedeutet nicht, dass alle nachgelagerten Dienste Daten ausschließlich in Deutschland verarbeiten.
Für solche Übermittlungen ist neben einer Rechtsgrundlage für die Verarbeitung eine Grundlage nach Art. 44 ff. DSGVO erforderlich. In Betracht kommen insbesondere ein einschlägiger Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder geeignete Garantien, etwa EU-Standardvertragsklauseln mit gegebenenfalls ergänzenden Schutzmaßnahmen. Welche Grundlage für einen Dienst eingesetzt wird, hängt vom konkreten Anbieter und den vereinbarten Vertragsbedingungen ab. Auskunft über die für Ihre Daten maßgeblichen Garantien können Sie über den oben genannten Kontakt anfordern.